本日は自治・議会・行財政改革特別委員会。
主な議題は、ICT化による議会改革に関することでした。
膨大すぎる紙の資料を電子化することや、
議会事務局の連絡手段をFAXのみではなくメールも対応する、
などが議題となりました。
行政は、Wordなど「データ」として作成した資料を紙に印刷し、
FAXや郵送、手渡しなどで配布をしています。
一方、資料を受け取る側である私は、
FAXの場合はネットFAXを契約しメール受信を設定し、
郵送や手渡しの場合は届いた紙媒体をスキャンしてPDF化しています。
強制的にアナログからデジタルへ変換をしています。笑
【デジタルネイティブ困惑】議会連絡がFAXのみなのでスマホで解決
もちろん、すぐに書き込みやすかったり、一覧性が高いと考えて
紙を利用される方がいらっしゃることは理解しています。
しかし、紙の印刷や運搬のコスト、書類の整理が必要になることなどを考慮し、
ペーパーレス化をすることには賛成の立場です。
ペーパーレス化を「ただ主張するだけではいけない」と考え、
実際にパソコンが持ち込み可能な決算特別委員会では、
iPad、windows10タブレットを片手に質疑をさせていただきました。
(Androidも所有しているため自宅で試しています。)
区民が主役の財政への壁。普通は読まない難しい決算・財政資料のはなし
膨大な資料を持ち運ぶことなく、
議論の最中に検索がリアルタイムにできることからも、
ペーパーレス化の利便性は非常に高いものだと確信しました。
また、一部のタブレット端末の場合、
複数の資料を画面に出せない、メモが取れない、
などのネガティブな要素もありますが、
端末のサイズやアプリ次第で見やすさは向上しますし、
キーボードでタイピングした方が早くメモを取ることもできます。
多くの自治体がICT導入の議論をしている一方で、
先進自治体ではペーパーレス化、
パソコンやタブレット端末の議場へ持ち込みが許可されたり、
プロジェクターで資料を投影するなどの取り組みが行われています。
これらは行政では先進的な事例だとされていますが、
どれも民間企業では当たり前のことです。
仮に議会に導入されたとしても、
民間も含めて比較をすると、先進的な事例とは言えません。
全ての新しい取り組みがそれぞれの自治体に合っているかはわかりませんが、
民間では様々な取り組みが行われています。
そこで、まずはペーパーレスに関して、
自治体だけではなく、民間での事例を調査していただくことを
要望させていただきました。
次の特別委員会でもICTに関する議論が継続されるため、
私もいくつか事例やシステムの調査をし、提案させていただければと思います。
ここで、一つ有名な事例をご紹介させていただきます。
Chatwork株式会社では、
メール、電話、会議をオンラインで行うサービスを提供しています。
私も仕事で利用をさせていただくこともあります。
実は先日の政策調査スタッフ募集の際も、
チャットワークの利用を想定した上で募集をさせていただきました。
電話や紙を廃止し新しい連絡手段を提供するChatwork株式会社では、
社内だけでなく、クライアントにも、
「電話禁止」「紙禁止」というルールを設けています。
もちろん新宿区が「電話禁止」をすることはありませんが、
個人的には、作業を中断されるという点で、
電話は時に非効率な連絡手段だと感じることがあります。
また、電話や紙を無くしても仕事ができているという点で、
Chatwork株式会社の事例は参考にできるポイントが多いと考えています。
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明日から二泊三日で文教子ども家庭常任委員会として、
全国学力テスト日本一の秋田県など東北へ視察に行きます。
企業、行政どちらの取り組みも踏まえた上で、
議会での発言につなげていきたいと思います。
それでは本日はこの辺で。
