メールの導入くらいで時間かけすぎ(苦笑)不毛な議論はやめて手を動かそう

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本日午後から自治・議会・行財政改革等特別委員会でした。

まず、前回の委員会から続くテーマとして、
IT化、ペーパレス化の議論をしました。

議会の開催日程・視察の日程などはFAXで通知されています。
私も議会に入ってから驚き、これまでも改善を主張してきました。
【デジタルネイティブ困惑】議会連絡がFAXのみなのでスマホで解決

FAXのような利用頻度の低い機器を今更購入するのも気が進まなかったので、
スマホFAXを導入し、無理矢理デジタルデータで対応をしています。笑

既にメールが普及してから15年以上経過しています。
メールで文章や、ファイルを送信したり、
社会でメールが活用されてきたことは言うまでもありません。

当たり前のことですが、まずは手を動かし試験的な導入をスタートしなければ、
委員会でいくら議論をしたところで具体的な課題は発見できません。

もちろん私の力ではありませんが、
本日の委員会で、無事メールの活用に関しては合意が取れました。
FAXを幾度となくディスり続けてきましたが、ついに一歩前進しそうです。笑

メールの導入というテーマが議会改革、IT化の課題として「昨年度」から意見が出ていたそうですが、
スタートすれば良いだけの話になぜここまで時間がかかっていたのかわかりません。

本日、メールの運用に関してもたくさんご提案をさせていただきましたが、
しっかりとスタートできるように頑張っていきたいと思います。

本日ペーパーレス化、タブレット端末導入の議論もしました。

お隣の豊島区や中野区ではiPadを導入することでペーパーレス化を進めています。

以前も書かせていただきましたが、
先進自治体の事例であっても、民間から見ると遅れています。
そのため、行政でのiPadの導入事例が必ずしも参考になるとは考えていません。

前回の委員会でも少し提案をさせていただきましたが、
ペーパーレス化はiPad導入だけでは成立しません。
当たり前ですがPCで資料が閲覧できなければ、
事務作業が非効率になるでしょう。

段階的にiPadの導入を検討することを否定するわけではありませんが、
多い日では1日に数百枚も印刷され職員の手で配布される、コストのかかる資料が、
誰もが利用するWindows端末でデータとして受け取ることができるだけでも進歩です。

今すぐに決めなければいけないことは、
行政と話し合いをし、ファイルの保存場所をどこにするかです。
ホームページなどに公開されている行政資料を送付する場合は、
メールでWordやPDFのファイルをやりとりすればよいと思います。

紙の方が便利な場面もありますが、
その場合には必要な資料だけ印刷すれば良いと思います。

ほぼ全ての議員がWindowsやブラウザの利用経験があるはずなので、
ファイルの扱いなど特に困ることはないでしょう。

将来的にグループウェアの導入などの話も出てくると思いますが、
ペーパーレス化を一歩でも進めるために、
資料をメール送信するなど簡単なところから合意形成を取りにいきたいと思います。

印刷費、運搬する職員の人件費、送料など膨大なコストが発生していますが、
ペーパーレス化で着実に進めていきたいと思います。

確かに条例など重要事項を決定する際にはしかるべき手続きが大切です。
しかし、メールの導入や、電子資料の活用など、
民間企業では瞬時に議論が終わるテーマです。
FAXの利用などに象徴されるよう、
過去の決定にとらわれ、時代の流れにそぐわない対応を取ることが正しいとは限りません。

今回は議会改革の話なので、
区民の方にとっては、あまり関係ないように感じられるかもしれません。

しかし、IT化が進む中で、議会のITへの対応スピードが今のままであれば、
行政サービスにも影響が出てくることは間違いありません。

議論の時間をかける場所、かけない場所を精査し、
効率的な改革ができるよう全力で提案していきます。

それでは本日はこの辺で。

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ABOUTこの記事をかいた人

伊藤 陽平

新宿区議会議員。無所属。1987年生まれ。早稲田大学大学院政治学研究科公共経営専攻に在学中。グリーンバード新宿チームリーダー。Code for Shinjuku代表。正社員エンジニア。