本日はお隣の豊島区役所へお伺いさせていただき、議会のICT化について調査しました。
豊島区役所では、全理事者がタブレット端末によるペーパレス会議を開始する方針を決定したことがきっかけとなり、連動し豊島区議会でも委員会資料をペーパレス化をすることになり、27年度第2回定例会からタブレット端末の持ち込みが可能になりました。
(本会議ではまだ導入していないようです。)
議会だけでも、ペーパレス化によって650万円のコスト削減になるとのことで、効果は期待できます。
そして、紙媒体の場合は、印刷ミスなどによる差し替えが手作業で行われていますが、そうした事務作業が削減されることから、人件費の削減にも貢献しているとおっしゃっていました。
私もこれまで、平均給与が700万円とされている職員の方が、印刷をしたり議員を訪ねて配布や説明をするということは、費用対効果の観点から改善が必要だと考えていたので、良いことだと思います＾＾
そして、これまではふろしきに包まなければいけないほどたくさんの書類を会議室にもちこんでいた理事者が、ICT機器を使用することで、瞬時にクラウド経由で区の資料へアクセスできるようになるとのことでした。
アドリブの会議でも、「手元に資料が無いので答弁できません・・・」という状況も減っていくようです。
また、紙の方が検索の利便性があるというご意見もありますが、私はデータに関しても検索の利便性は良いと思います。
なぜなら、現在は「紙媒体としての配布するために作成された資料」がほとんどだからです。
中には、紙の資料をスキャナーでPDF化した検索が一切できない資料まで含まれています。
行政の場合は時間が少しかかるとは思いますが、「データでの閲覧を前提とした資料作成」をすることで、検索機能も充実するでしょう。
豊島区では、必要な資料はiPadから印刷できるようになっていました。
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気になるのは、委員会に持ち込めるのは無償貸与されたiPadのみ、という点でした。
私もiPadを日常的に利用していますが、持ち込めるならタイピングしやすいノートパソコンを持ち込みたい考えています。
そしてiPadは、SNSの利用禁止など、議会活動以外の目的で利用できないように非常に厳しい制約がかかっています。
税金でiPadを購入するのであれば仕方がないことかもしれませんが、私のようにSNSでの情報収集が日常化していると、利用制限がかかることで不便になることもあります。
もし、議会活動でタブレット端末が必要な人がいれば、政務活動費で購入すれば良いと思いますし、私のように好きなように端末を利用したい場合や、4年も同じ端末を使いたくない場合には、所有している端末を利用すればよいかと思います。
豊島区では、クラウド上のデータには、それぞれが所有しているパソコンやスマートフォンからもアクセス可能です。
本体自体は不要ですが、こちらのシステムは94万円で導入できるということもあり、費用対効果は高いと考えています。
実際に委員会の場で活かせるように、新宿区でも議員が会議室でネットワークにつなぐことができるよう環境整備は必要だと思います。
行政・議会のICT環境の向上や、印刷費や人件費の圧縮を達成するためにも、今後とも現実的な提言を続けて参ります。
それでは本日はこの辺で。
