数百人以上の個人情報をExcelで管理、OutlookでBCCが心配…

こんばんは。新宿区議会議員の伊藤陽平です。

本日は、情報公開・個人情報保護審議会でした。

昨今ではシステムの案件が急増し、その重要性が増しています。
先日の定例会でも関連する質問をさせていただいたので、ご報告させていただきます。

昨今では、新宿区においてもシステムに関する案件が増加し、情報セキュリティの重要性が高まっています。
例えば、イベントの参加申し込みや会員の登録で、システムが用いられることが増えてきました。以前は紙やFAXによる手続きが中心でしたが、最近はホームページやメールで申し込みができ、区民の利便性向上にも繋がっています。

一方で、個人情報をExcelで管理している現場があります。そして、連絡はOutlookによるメールで、一斉送信はBCCで行われていることもあります。
対象となる人数が少ない場合は、メールを使う選択もあると思います。
しかし、新宿区の事業を確認すると、場合によっては数百人以上の個人情報を管理することもあります。
そして、対象者との連絡がOutlookのBCCで送信という場合もありますが、人数が多い場合には誤送信の可能性が出てきます。
送信ボタンを押す瞬間に大きな負担がかかっているのではないかと心配しています。

誤送信のリスクを軽減するためにも、フォームからデータベースに登録し、そのままメール配信システムでメールを送信することが望ましいと考えています。
新宿区で情報セキュリティ対策を徹底したシステムを用意し、新宿未来創造財団や企業へイベント等の事業を委託する場合でも活用できるような運用が望ましいと考えています。

以下、質問と答弁です。

伊藤 ここで、2点質問があります。

1.Outlookを用いた誤送信のリスクや業務の効率性についてはどのようにお考えですか。
2.イベントの参加申し込みやメール配信等を効率化するシステムを用意すべきだと考えていますが、いかがでしょうか。

区長のお考えをお聞かせください。

吉住区長 区では、イベント等の参加募集を行う際、事業者に委託して実施する事業については、インターネットでのWebサイトやメールでの申し込みを行っており、事業者との契約の中でセキュリティ上の対策を実施し、安全性を確保しています。

一方、区が直接募集する多くの講座やイベントでは、電話やファックスのみで募集を行っていますが、今後は、これらのイベントについても、インターネットでの申し込みのニーズが増大することが想定されます。

こうしたことから、区が直接募集するイベントの参加申し込みについて、安全で効率的な方法を検討してまいります。

事業者への委託事業では、システムを用いた受付が増えてきていることは大変良いことです。
区議会や情報公開・個人情報保護審議会を通じて、情報セキュリティを強化しながら、積極的にICT化を進めます。

また、本日の審議会で20年ほど委員を務められていた方が退任されることになりました。
その方のご挨拶の中で、
「インターネットと個人情報の問題が増えてきた。伊藤さんのような詳しい方に頑張ってほしい」
と、なんと私の名前をあげていただくこともありました。

先輩方に仕事をさせていただく機会をいただき、大変ありがたいです。
引き続き成果をあげられるよう頑張ります。

それでは本日はこの辺で。

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伊藤 陽平

ベンチャー×政治。30歳最年少新宿区議会議員。無所属1人会派Startup SHINJUKUで子ども・若者のために奮闘中。365日ブロガー。機械学習。日本初のAI議員。ネット選挙。元学生起業家、楽器演奏。表現の自由。オタクとまちづくり。グリーンバード新宿。落合で妻と2人暮らし。